【コツ5選】タスク管理の方法

こんにちは。
新卒でフリーランスWEBデザイナーになったカナです！
今回は「タスク管理」をご紹介します！

この記事をおすすめな人

私もタスク管理が苦手だったのですが、今のやり方を取り入れてからタスク管理をスムーズにこなすことができています！
タスク管理のコツも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください！

1　タスク管理の重要性

フリーランスになると、タスク管理がかなり重要になってきます！
案件を複数抱える時は、タスクがはっきりしていないと、期日を守れなかったり、何をすればいいかわからなくなります。

そうならないためにも、タスク管理は重要です！
案件が少ないうちでもタスク管理をすることで、緊急の修正を依頼された時でもタスクに追われない仕組み化ができます！

私は細かい案件も含めて7~8件ほど案件を抱えていたことがあるのですが、その時でもタスク管理をしていたおかげで、期日を守って案件をこなすことができました！

快適に案件をこなすために、優先順位の付け方とタスク管理の方法をご紹介します！！

2 優先順位のつけかた

悩んでいる人

優先順位ってどうやってつければいいの？

優先順位をどうやってつければいいのかわからなくて悩みますよね。
私もとりあえず期日の早いものから取り掛かる！などをしていました！
でもそうすると、期日のない「デザイン勉強」などのスキルアップが後回しになってしまうんですよね、！

そうならないためにも私は以下の方法で優先順位をつけています。

【1】重要度が高く、緊急性も高い
【2】重要度は低いが、緊急性が高い
【3】重要度は高いが、緊急性が低い
【4】重要が低く、緊急性も低い

この方法で優先順位を決めています。1が優先順位が一番高く、4が一番低いものになります！

タスクの優先順位をつける方法として、
①やらないといけないことをメモに書き出す
②優先順位を決めてその通りにタスクをこなす。
を行ってみるとスムーズに優先順位の高いものから取り組めますよ！また慣れてくると優先順位を意識してタスク管理ができるようになっています！

タスク管理ができると、12時までにこの作業を終わらせて、休憩してからあの案件に取り組むぞ！という流れができます。自分の想定していた時間よりも早く終わると嬉しいですし、その分勉強の時間や休憩の時間をとったりなどいろんな時間の使い方ができるので、タスク管理をマスターしていきましょう！！

3 タスク管理の方法

私はタスク管理の方法として優先順位をつけるのももちろんなのですが今から紹介する5つのことも意識して取り組んでいます！

①逆算してタスクを決める

私は目標と達成日をあらかじめ決めてから逆算してタスクを決めています！

例）
【目標】12月中に営業40件終わらせたい
→1週間に10件営業すると予定通りできる
→平日に2件送ると予定達成できる
→タスクを日々こなす！

期日から逆算することで、タスク量を分散してこなすこともできるので、日々のやる量はそこまで多くなかったりします！
またこの方法を身につけることで、納品日からの逆算でタスクを管理することもできるので、逆算でタスクを決めるのもおすすめです！

②前日にタスクを決めて朝にタスクの優先順位を決める

私は毎日前日に明日しなければいけないタスクを決めて、翌日に予定を決めてこなすことにしています。

例）前日：タスクを書き出す
朝：タスクで予定を立てる 　これは午前中までにこなす、等
日中：タスクをこなしていく

この時に優先順位2位のスキルアップ勉強を午前中に設定しています！
これは、自分の中の傾向として、緊急ではないからと後回しにしていると、その日のうちにタスクをこなせれずに1日が終わることが何回もあったからです！
今では、午前中にデザインの初校などの提案をした後にデザインのスキルアップ勉強を行っています！
こうすることで日々スキルアップをしながら案件にも取り組んでいます！

これを日々こなすことで、自分がこのタスクにどのくらい時間がかかるのかもわかってくるため予定が立てやすくなりますよ！

③お昼にタスクを見直す

私はいつも午前中に終わらせたいタスクと夜ご飯までに終わらせるタスクを決めています！
タスクを管理する上でもお昼にタスクを見直ししています！

例）
昼までに終わらせたかったけどできなかったのは夜ご飯の後にする！
午前中までのタスクと午後のタスクが1つできたから、午後はゆっくりしながらタスクをこなしていく！

昼にタスクを見直して再度確認することで、
・順調にタスクをこなせているか
・時間調整がもっと必要か
などがわかるので、タスク管理がさらにしやすくなります！

④5分以内に終わることはすぐにやる！※優先順位3位のもの

すぐに終わるけど面倒なタスクってありますよね。
私は5分以内に終わるタスクはすぐにこなすようにしています！
面倒なものはいつやっても面倒なので、なるべく早くこなすことで気持ち的にも楽になるようにしています！

例）
・請求書、見積などの作成
・すぐに修正できそうな（文言などの）修正依頼の対応

面倒だからこそ早めに終わらせることを習慣化できるとかなり強いですよ！

⑤できた自分にご褒美を

2時間かかる予定のタスクが1時間でできた！など嬉しいことが起こると自分にご褒美をあげています！
ネットショッピングしたり、お昼寝したり〜など！

また、調子がいい時はすぐにタスク管理が終わって、ついつい予定にしてなかったタスクもこなそうかな〜みたいな気持ちになるんですが、やめています！
調子に乗っていつも以上にタスクをこなすことで体調を壊したり、次の日のタスクがなぜかこなせなくなることがあるので、予定のないタスクはなるべくやらない！を決めています！

逆に、今日調子悪いなって時は休憩時間を多くして夜まで作業を延長するか、明日の自分に任せるなども行っています！
無理のない範囲で、こなせる量を日々調整しながら行っています！

4 タスク管理ができなかったらどうなるのか？

そもそもタスク管理ができないとどうなると思いますか？

案件って大体10万円〜多くても30万円の案件が多いです。最初のうちは、そこまで高い案件ではなく、でそれこそ1万円や5万円の案件をこなしていくことになります。

月に10万円稼ごうと思ったら、5万円の案件なら月2件、1万円の案件なら10件こなさないといけません！
その時にタスク管理ができていなかったら、最悪の場合納品できなくなり、期日が守れない人には継続案件もお願いできません。

つまり、フリーランスになる上で、タスク管理は収入に直結します！
「収入をあげたい！」「フリーランスになりたい！」と目指している方は、ぜひタスク管理してみてください！

終わり

タスク管理ができると、スムーズに仕事ができたり、時間の使い方がわかっているので、緊急の案件をお願いされても、すぐに動けるようになれます！

自分が何をしないといけないのかを明確にして自分の時間管理していきましょう！！